Wat opdrachtgevers zeggen
“We zijn blij dat je er bent”
“Fijn dat je naast de goede procesbegeleiding ook echt verstand hebt van de inhoud”
“Hoewel ik altijd sceptisch sta tegenover externe adviseurs, heb jij dit proces uitstekend begeleid. Zonder jou was het ons niet gelukt.”
“Moest even wennen, maar het is heel fijn met jou samenwerken”
“Je hebt me heel veel geleerd”
“We hebben in zeer korte tijd samen een grondige analyse uitgevoerd en een gedegen plan van aanpak opgesteld en nog veel gelachen ook”
Cases
Van stilstand tot resultaat
Een grote zorgorganisatie heeft gevraagd het directieteam te begeleiden bij het maken van een integraal plan voor de tussentijdse concentratie van zorg op twee locaties. Een beweging die niet alleen effect heeft op patiënten en hoe de zorg wordt georganiseerd, maar ook op hoe medewerkers geacht worden naar het werk te reizen en gebruik te maken van de beschikbare werkplekken. Het project stond letterlijk stil. Werkgroepen keken lang en geduldig naar elkaar, maar niemand nam de verantwoordelijkheid.
Tegelijkertijd met de persoonlijke kennismaking met alle directieleden heb ik geanalyseerd waarom het de organisatie zelf niet lukt het plan te maken. Op basis daarvan is een andere aanpak voorgesteld die past bij de organisatie, de bestuurders en het directieteam. Duidelijke doelen, vooraf bepaalde concreet te behalen resultaten en de verantwoordelijkheid daar neerleggen waar die hoort. Door een strakke sturing op deadlines en kwaliteit én tegelijkertijd te investeren in de onderlinge samenwerking en het durven stellen van de hulpvraag is een doordacht en kwalitatief goed plan gemaakt. Alle medezeggenschapsorganen zijn continu intensief meegenomen, tussentijdse resultaten zijn gepresenteerd en zorgen en aandachtspunten verwerkt in het plan. Extra medewerkersbijeenkomsten hebben plaatsgevonden om draagvlak te krijgen voor de mobiliteits- en thuiswerkregelingen.
Resultaat: Een vastgesteld en door alle medezeggenschapsorganen ondersteund plan voor de tussentijdse concentratie. Én een organisatie die terecht trots is op het behaalde resultaat, beter is gaan samenwerken en beter zelf in staat is complexe opgaven op te lossen.
(Her)contracteren samenwerking
Voor een grote woningcorporatie en haar onderhoudspartners begeleidde ik de totstandkoming van een nieuw, op ketensamenwerking gebaseerd, onderhoudscontract. Uitdagingen waren het kort tijdsbestek, veel interne en externe belanghebbenden, relatief weinig ervaring met proces- en programmamanagement en dat het afmaken van opgaven/projecten niet vanzelfsprekend was.
Eerst bracht ik de inhoudelijke onderwerpen voor het contract in kaart, maakte we samen een implementatieplan en richtte ik de programmaorganisatie in. Daarna zorgde ik voor draagvlak bij alle betrokkenen. Samen met de ketenpartners voerden we waardevolle gesprekken over de gezamenlijke ambitie, haalbaarheid en voorwaarden. Mijn rol omvatte zowel procesbegeleiding als het inbrengen van specialistische kennis op het gebied van ketensamenwerking. Tot slot begeleidde ik het besluitvormingsproces voor het nieuwe contract.
Resultaat: Een nieuw contract binnen de afgesproken tijd én een organisatie die nu beter in staat is om complexe trajecten zelf op te pakken.
Realiseren ambitie
Voor een middelgrote woningcorporatie en haar onderhoudspartners was ik programmamanager voor de implementatie van integraal vastgoed onderhoud gebaseerd op ketensamenwerking. Ambitie was dat alle onderhoudsstromen samenkomen bij één partner per gebied. Dit is een unieke ontwikkeling in Nederland. De samenwerkingspartners wilden dit proces door een onafhankelijke deskundige met zowel inhoudelijke als programmamanagement ervaring laten begeleiden.
In nauwe samenwerking met de samenwerkingspartners schreef ik het implementatieplan met daarin onder meer doelen en aanpak. Daarna richtte ik de programmaorganisatie in. We besteden veel aandacht aan samenwerken en het opbouwen van wederzijds vertrouwen. Als programmamanager zorgde ik voor efficiënte projectstarts, begeleidde ik projectgroepen en stuurgroep, bereidde ik besluitvorming voor en bewaakte de voortgang en kwaliteit.
Resultaat: Realisatie van de ambitie: integraal vastgoedonderhoud gebaseerd op ketensamenwerking. Een strak aangestuurd programma, efficiënt uitgewerkte projecten en ketenpartners die blijvend investeren in de samenwerking.
Verbeteren functioneren bedrijfsvoering
Voor een kleine zorgorganisatie verbeterde ik de bedrijfsvoering door de overgang van een taakgerichte naar een procesgerichte werkwijze te begeleiden. Door het ontbreken van gestandaardiseerde processen waren er veel fouten, ontevreden klanten en spanningen in de organisatie.
Ik hielp de organisatie de belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart te brengen en deze samen met de medewerkers te optimaliseren en implementeren. Voor de implementatie zijn standaarden ontwikkeld, is ondersteunende software ingezet, beleid en managementinformatie ontwikkeld en zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Medewerkers kregen training en, indien nodig, extra individuele begeleiding. Zo kon de organisatie zelf leren hoe ze de bedrijfsvoering continu kan verbeteren.
Resultaat: Een efficiënter werkende bedrijfsvoering, meer tevreden klanten en een verbeterde werksfeer. Ook zijn de medewerkers in staat zelf nieuwe processen op te stellen en te implementeren.
Verbeteren functioneren samenwerkingsverband
Voor een samenwerkingsverband voerde ik een evaluatie uit en stelde ik een verbeterplan op. Het samenwerkingsverband kampte met tegenvallende resultaten, onderlinge spanningen en ontevreden klanten. Eerdere pogingen om de situatie te verbeteren, hadden geen effect. De vraag werd openlijk gesteld of partijen wel met elkaar verder wilden.
Na afstemming met de samenwerkingspartners over aanpak en toetsingskader startte ik de evaluatie door gesprekken te voeren op alle niveaus, van operationeel tot strategisch. Ik analyseerde ook relevante documenten, zoals contracten en procesbeschrijvingen. Op basis van mijn bevindingen organiseerde ik twee sessies. Een om de conclusies en aanbevelingen te bespreken en er onderling het goede gesprek over te voeren. Een tweede om samen een verbeterplan op te stellen.
Resultaat: Een gedeeld inzicht in de oorzaken van het niet goed functioneren van het samenwerkingsverband en een gezamenlijk opgesteld verbeterplan, dat niet alleen de samenwerking versterkt maar ook zorgt voor duidelijkheid en een nieuwe impuls.
